1С:Распознавание первичных документов

«1С:Распознавание первичных документов» (1С:РПД) — сервис для автоматического переноса данных из сканов, фотографий и электронных файлов в документы учетной базы 1С.

Вместо ручного ввода многостраничного счета, накладной или УПД пользователь загружает исходный файл, сервис распознает реквизиты и табличную часть, сопоставляет их с данными информационной базы и предлагает создать соответствующий документ в 1С.

Перед созданием учетного документа результат распознавания проверяет пользователь. Поэтому сервис автоматизирует рутинный ввод, но не отменяет контроль первичных документов бухгалтером или другим ответственным сотрудником.

Какие документы распознает 1С:РПД

Сервис работает с основными видами первичных документов:

• счетами на оплату;
• товарными накладными ТОРГ-12;
• актами;
• счетами-фактурами;
• универсальными передаточными документами — УПД;
• универсальными корректировочными документами — УКД;
• кассовыми чеками.

Для документов, которые сервис не может однозначно отнести к одной из известных форм, в отдельных сценариях используется универсальное распознавание данных хозяйственной операции.

Из каких файлов можно загрузить первичку

Необязательно сначала печатать полученный от контрагента документ и затем снова его сканировать.

1С:РПД принимает:

• сканы и фотографии — PDF, PNG, JPG/JPEG, BMP, TIFF;
• документы Microsoft Word;
• таблицы Microsoft Excel;
• документы OpenDocument;
• архивы RAR, ZIP и 7Z с поддерживаемыми файлами.

Поэтому файл, полученный от поставщика по электронной почте или другим каналом, можно сразу передать на распознавание без промежуточного ручного ввода.

Как происходит распознавание документа

После загрузки сервис определяет вид документа, извлекает реквизиты и сопоставляет полученную информацию с объектами учетной базы.

В частности, 1С:РПД умеет сопоставлять:

• поставщиков и покупателей;
• товары и услуги;
• реквизиты документа;
• данные табличной части.

Если в справочнике 1С есть несколько похожих вариантов, сервис предлагает пользователю выбрать нужный.

Если номенклатура поставщика называется иначе, чем соответствующий товар в вашей базе, после подтверждения сопоставления сервис запоминает выбор и может использовать его при следующих документах этого контрагента.

Многостраничные документы и пачки первички

1С:РПД рассчитан не только на обработку одного небольшого счета.

Можно загрузить многостраничный документ или сразу несколько документов. При большом объеме бумажной первички можно использовать поточный сканер и передать сервису один файл со множеством страниц.

Сервис распознает содержимое, разделяет его на документы и позволяет обрабатывать результаты группой.

Это особенно полезно при массовом вводе первички за отчетный период или при централизованной обработке документов нескольких подразделений.

Связанные документы объединяются в комплекты

Документы, относящиеся к одной хозяйственной операции, сервис может объединять в комплект.

Например, в один комплект могут попасть ТОРГ-12 и счет-фактура либо акт и соответствующий счет-фактура.

Пользователь проверяет документы совместно, после чего на их основании создаются соответствующие объекты информационной базы.

Можно прикреплять сканы к уже существующим документам

1С:РПД используется не только для создания новых документов.

Если документ уже введен в учетную систему, а подписанный бумажный оригинал поступил позже, его можно отсканировать. Сервис сопоставит изображение с существующим документом и поможет прикрепить скан к нужному объекту базы.

Это удобно, когда учет отражается раньше, чем компания получает от контрагента подписанные оригиналы.

Кассовые чеки можно получать через QR-код

Сервис умеет работать с кассовыми чеками и сверять данные, полученные по QR-коду, с информацией ФНС.

Распознанные сведения можно использовать в поддерживаемых программах при оформлении авансовых отчетов, путевых листов и расходов предпринимателя.

Это полезно, например, для чеков командированных сотрудников, хозяйственных покупок или расходов на АЗС.

1С:Сканер документов для телефона

Для передачи первички с мобильного телефона существует бесплатное приложение «1С:Сканер документов».

Его можно подключить не только бухгалтеру, но и другим сотрудникам компании. Сфотографированный документ поступает непосредственно в 1С:РПД с указанием пользователя, который его отправил.

Например, руководитель может передать бухгалтеру документы сразу после встречи с контрагентом, а водитель — отправить первичку или кассовый чек, не дожидаясь возвращения в офис.

Мобильных пользователей можно добавлять и отключать непосредственно из интерфейса сервиса.

1С:РПД и 1С-ЭДО — в чем разница

Оба инструмента уменьшают ручную работу с первичными документами, но исходные данные у них разные.

Поэтому сервисы хорошо дополняют друг друга. Документы от контрагентов, подключенных к 1С-ЭДО, удобнее получать в структурированном электронном виде, а бумажную первичку и остальные файлы можно обрабатывать через 1С:РПД.

Результат распознавания нужно проверить

Сервис использует технологии машинного обучения, однако распознавание документа не следует воспринимать как полностью автономное проведение хозяйственной операции.

До создания документов в информационной базе пользователь видит исходное изображение и распознанные данные и может проверить реквизиты и табличную часть.

Это особенно важно для документов низкого качества, сложной номенклатуры, нестандартных форм и хозяйственных операций, требующих профессионального решения по учету.

Распознавание обычного текста

В составе продукта сейчас есть отдельная возможность «Распознавание текста».

Она предназначена уже не для создания счетов, накладных или УПД, а для извлечения текста из сканов и изображений произвольных документов.

На текущий момент эта возможность доступна в отдельных версиях 1С:Документооборота 3.0.

Распознанный текст можно использовать, в частности, для заполнения реквизитов и полнотекстового поиска по содержанию изображений.

Для «Распознавания текста» действуют собственные тарифы, которые приведены ниже.

Безопасность обработки

Фирма «1С» указывает, что документы при распознавании обрабатываются внутри ее инфраструктуры и не передаются для обработки сторонним организациям.

Для работы необходим доступ в Интернет, поскольку само распознавание выполняется сервисом.

Кому особенно полезен 1С:РПД

• бухгалтериям с большим объемом бумажной первички — для сокращения ручного переноса реквизитов и товарных строк;
• компаниям, где часть контрагентов еще не перешла на ЭДО — для обработки оставшихся бумажных и файловых документов;
• организациям с распределенными сотрудниками — для оперативной передачи документов через мобильный сканер;
• торговым компаниям — при многострочных накладных, УПД и сложной номенклатуре;
• бухгалтерским службам и аутсорсерам — для групповой обработки больших объемов первичных документов;
• руководителям и сотрудникам в командировках — для быстрой передачи чеков и документов в бухгалтерию.

Преимущества 1С:Распознавания первичных документов

• Меньше ручного ввода. Реквизиты и строки документа распознаются и сопоставляются с информационной базой;
• Работа непосредственно в 1С. Не требуется отдельная программа для последующего переноса распознанных данных;
• Поддерживаются многостраничные документы. Можно обрабатывать большие накладные и пачки первички;
• Сервис запоминает сопоставление номенклатуры. После подтверждения соответствия позиции поставщика и вашей номенклатуры оно может использоваться повторно;
• Можно прикреплять оригиналы к уже созданным документам. Скан связывается с соответствующим объектом учета;
• Есть мобильный сканер. Документы могут передавать удаленные сотрудники непосредственно в сервис;
• Есть бесплатный тест. Пользователям официальных локальных версий предоставляется 250 страниц на 12 месяцев.

Подключение через ЭЛРОС

Перед покупкой большого пакета имеет смысл сначала проверить сервис на реальной первичке организации и оценить среднее количество распознаваемых страниц в месяц.

Специалисты ЭЛРОС могут проверить поддержку сервиса в используемой программе, помочь активировать доступ и настроить работу пользователей.

Если часть контрагентов регулярно присылает большие объемы первичных документов, дополнительно имеет смысл оценить переход на 1С-ЭДО: для структурированного электронного документа распознавание изображения уже не требуется.

Если программа давно не обновлялась и в ней нет актуального рабочего места распознавания, можно предварительно проверить обновление программы 1С.

Другие инструменты для пользователей программ 1С собраны в каталоге сервисов 1С ЭЛРОС.

Подключить распознавание документов