1С:Сканер чеков
1С:Сканер чеков — сервис для передачи данных кассовых чеков сотрудников в программу 1С с помощью смартфона. Сотрудник или бухгалтер сканирует QR-код с чека в мобильном приложении, после чего сведения проверяются по данным ФНС и становятся доступны для заполнения учетных документов.
Сервис рассчитан прежде всего на покупки за наличные или личные банковские карты, которые затем необходимо отразить в авансовом отчете, путевом листе или расходах предпринимателя. Он удобен для командировок, хозяйственных закупок, оплаты топлива без топливной карты и других ситуаций, когда в бухгалтерию регулярно передаются кассовые чеки.
Как работает 1С:Сканер чеков
- Сотрудник устанавливает мобильное приложение 1С:Сканер чеков и подключает его к нужной информационной базе.
- В приложении сканируется QR-код с кассового чека.
- По данным QR-кода сервис запрашивает информацию о чеке и проверяет ее по данным ФНС.
- Проверенный чек становится доступен в программе 1С.
- При создании авансового отчета, путевого листа или расходов предпринимателя данные из чека можно загрузить в документ без повторного ручного ввода суммы и товарного состава.
Сам учетный документ при этом остается под контролем пользователя: бухгалтер проверяет полученные данные, выбирает необходимую номенклатуру и определяет, как покупка должна быть отражена в учете.
Какие документы можно заполнять по кассовым чекам
В зависимости от используемой программы сервис применяется для заполнения:
- авансовых отчетов;
- путевых листов;
- расходов предпринимателя.
Набор документов зависит от конкретного прикладного решения. Например, для ИП в 1С:Бухгалтерии доступны расходы предпринимателя, а в отдельных программах основной сценарий ограничен авансовыми отчетами.
Кто может отправлять чеки в бухгалтерию
Мобильное приложение можно установить как бухгалтеру, так и сотрудникам, которые совершают покупки. Для каждого пользователя можно передать код доступа к информационной базе, после чего сотрудник самостоятельно сканирует чеки и отправляет их в 1С.
Это позволяет не собирать бумажные чеки только для последующего ручного ввода реквизитов бухгалтером. При этом необходимость хранить оригинал чека или иные подтверждающие документы определяется правилами учета и конкретной хозяйственной операцией — сам факт загрузки данных через сервис не заменяет требования к первичным документам.
Что именно проверяется в ФНС
1С:Сканер чеков использует сведения из QR-кода для получения данных о кассовом чеке из информационных ресурсов ФНС. В программу поступают фактические данные фискального документа, в том числе товарный состав чека.
Такая проверка подтверждает сведения кассового чека, но не определяет экономическую обоснованность расхода и не гарантирует возможность учесть конкретную покупку при расчете налогов. Эти вопросы бухгалтер оценивает отдельно с учетом назначения расхода и имеющихся документов.
Как заполняется поставщик
В актуальных версиях 1С:Бухгалтерии при загрузке чека программа ищет поставщика по ИНН среди существующих контрагентов. Если он уже есть в справочнике, поставщик подставляется автоматически.
Если контрагент еще не создан, его можно добавить вручную. При подключенном 1С:Контрагенте реквизиты нового поставщика могут быть заполнены по данным государственных реестров.
1С:Сканер чеков и 1С:Распознавание первичных документов — в чем разница
| 1С:Сканер чеков | 1С:Распознавание первичных документов | |
|---|---|---|
| Основная задача | Загрузка данных кассового чека по QR-коду | Распознавание разных видов первичных документов |
| Что обрабатывается | Кассовые чеки | Чеки, счета, УПД, акты, накладные, счета-фактуры, УКД и другие документы |
| Источник данных | QR-код и данные ФНС | Скан, фотография или электронный файл документа |
| Тарификация | По количеству кассовых чеков | По количеству распознанных страниц |
Если задача ограничивается чеками подотчетных лиц, 1С:Сканер чеков проще и дешевле. Если необходимо автоматизировать ввод разных видов входящей первички, используется 1С:Распознавание первичных документов.
Чем 1С:Сканер чеков отличается от 1С-Чеков ОФД
1С-Чеки ОФД решает противоположную задачу: загружает через оператора фискальных данных сведения о чеках, которые пробили собственные кассы организации, и использует их для отражения розничных продаж.
1С:Сканер чеков работает с кассовыми чеками, которые организация или ее сотрудники получили при покупке товаров и услуг у других продавцов. Поэтому эти два сервиса не заменяют друг друга.
Что может настроить ЭЛРОС
ЭЛРОС может проверить наличие сервиса в используемой программе и актуальность релиза, подключить мобильное приложение к информационной базе и проверить загрузку чеков на тестовом сценарии.
Если чеки сканируются, но не появляются в программе, не заполняются документы или возникают проблемы с доступом сотрудников к базе, специалисты ЭЛРОС могут проверить настройки непосредственно в информационной базе.
Подключить 1С:Сканер чековВыгоды, получаемые при подключении сервиса в ЭЛРОС
Условия подключения и стоимость сервиса
Условия использования 1С:Сканера чеков
Для работы необходимо использовать программу 1С, в которой поддержан сервис, и подключить мобильное приложение 1С:Сканер чеков к информационной базе.
Сам сервис не требует отдельной сложной настройки в программе. Пользователь получает код доступа в 1С, устанавливает мобильное приложение и вводит код либо сканирует соответствующий QR-код.
Для получения данных кассового чека и передачи их в информационную базу требуется доступ в Интернет.
Программы, в которых реализован сервис
Фирма «1С» указывает поддержку 1С:Сканера чеков в следующих программах:
- 1С:Бухгалтерия 8 — базовая, ПРОФ и КОРП;
- 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации;
- 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации КОРП;
- 1С:Садовод;
- 1С:Садовод. Базовая версия;
- 1С:Гаражи;
- 1С:Предприниматель;
- 1С:Упрощенка 8.
Актуальная карточка сервиса не устанавливает единый минимальный релиз для всего списка программ. Функциональность развивалась в разных решениях в разное время, поэтому для подключения рекомендуется использовать актуальный поддерживаемый релиз.
Например, современный механизм автоматического заполнения авансовых отчетов, путевых листов и расходов предпринимателя в 1С:Бухгалтерии был существенно обновлен в версии 3.0.161. Если база давно не обновлялась и раздел 1С:Сканера чеков отсутствует, стоит сначала проверить обновление программы 1С.
Сколько чеков можно загрузить бесплатно
Для сервиса действует бесплатный промотариф: до 200 кассовых чеков каждые 3 месяца.
Промотариф можно подключать повторно каждые три месяца. Поэтому для небольшого количества подотчетных покупок платная подписка может вообще не потребоваться.
Если лимита 200 чеков недостаточно, доступны годовые пакеты.
Тарифы 1С:Сканера чеков
| Тариф | Лимит | Срок | Стоимость |
|---|---|---|---|
| Промотариф | 200 кассовых чеков | 3 месяца | Бесплатно |
| 1С:Сканер чеков 500 | 500 кассовых чеков | 12 месяцев | 1 500 руб. |
| 1С:Сканер чеков 1 000 | 1 000 кассовых чеков | 12 месяцев | 2 500 руб. |
| 1С:Сканер чеков 5 000 | 5 000 кассовых чеков | 12 месяцев | 11 500 руб. |
Единицей тарификации является кассовый чек, данные которого используются для автоматического заполнения авансового отчета, путевого листа или расходов предпринимателя.
На актуальной карточке Портала 1С рядом с этими ценами не указана отдельная формулировка о НДС, поэтому в стоимости выше налоговый режим дополнительно не конкретизируется.
Как подключить мобильное приложение
- Открыть в программе раздел 1С:Сканер чеков.
- Получить код доступа для мобильного приложения.
- Установить 1С:Сканер чеков на смартфон.
- Ввести полученный код доступа либо считать QR-код подключения.
- Отсканировать тестовый кассовый чек.
- Открыть соответствующий учетный документ в 1С и проверить, что данные чека доступны для заполнения.
К одной информационной базе можно подключать сотрудников, которые сами передают свои чеки бухгалтерии. Мобильное приложение также поддерживает работу с несколькими подключенными базами.
Что загружается из кассового чека
После считывания QR-кода сервис получает данные фискального документа и его товарный состав. Эти сведения используются для заполнения строк учетного документа.
При этом номенклатуру информационной базы необходимо корректно сопоставить с позициями чека. В актуальных мобильных сценариях 1С:Бухгалтерии фирма «1С» прямо указывает, что для каждой позиции кассового чека требуется определить номенклатуру учета.
Нужен ли 1С:Контрагент
Нет. 1С:Контрагент не является обязательным условием использования 1С:Сканера чеков.
Он может дополнить работу сервиса: если поставщика из кассового чека еще нет в справочнике, 1С:Контрагент позволяет заполнить реквизиты нового контрагента по данным государственных реестров.
Можно ли использовать сервис в 1С:Фреш
Да. 1С:Сканер чеков работает как с локальными, так и с поддерживаемыми облачными информационными базами.
Кроме отдельного приложения 1С:Сканер чеков, пользователям 1С:Фреш в актуальных мобильных приложениях 1С:Бухгалтерия и 1С:БизнесСтарт доступно заполнение авансовых отчетов, путевых листов и расходов предпринимателя по отсканированным кассовым чекам.
Техническая поддержка
Поддержку 1С:Сканера чеков обеспечивают партнеры фирмы «1С» и линия консультаций 1С. Актуальный адрес поддержки — skaner-chekov@1c.ru.
Текущие условия использования и тарифы опубликованы на Портале 1С:ИТС.
Если проблема связана с конкретной информационной базой — подключением мобильного приложения, доступом сотрудников, поступлением чеков или заполнением учетных документов, — можно обратиться в ЭЛРОС.
