1С:Кабинет сотрудника
«1С:Кабинет сотрудника» — сервис для кадрового электронного документооборота (КЭДО) и взаимодействия сотрудников с отделом кадров, бухгалтерией и руководителями непосредственно через программы 1С.
Сотрудник получает личный кабинет, доступный через браузер и мобильное приложение. В нем можно подписывать кадровые документы, подавать заявления, получать расчетные листки и справки, работать с отпусками и отслеживать отправленные обращения.
Кадровые специалисты продолжают работать в привычной программе 1С: документы, заявления и результаты подписания связаны с кадровым учетом и не требуют ведения отдельной системы параллельно с 1С.
Что сотрудник может делать в личном кабинете
Набор доступных функций настраивается работодателем. В зависимости от используемой программы и настроек сотрудник может:
- получать и подписывать кадровые документы;
- просматривать расчетные листки и подтверждать ознакомление с ними;
- видеть остаток отпуска;
- подавать заявление на отпуск, его перенос или отмену;
- указывать пожелания при формировании графика отпусков;
- сообщать об отсутствии;
- оформлять заявления на налоговые вычеты;
- подавать заявление на изменение персональных данных;
- оформлять заявление на командировку;
- заказывать необходимые справки;
- видеть статус отправленного заявления и результат его согласования;
- получать документы на ознакомление и подпись;
- обращаться к кадровому специалисту или бухгалтерии.
Кадровые документы передаются прямо из 1С
Документы, которые формируются в кадровой программе, можно направлять сотруднику непосредственно из 1С.
Это могут быть трудовые договоры, приказы о приеме и переводе, документы по отпускам, локальные нормативные акты, соглашения и другие кадровые документы, которые законодательство разрешает вести в электронном виде.
Если нужного документа нет среди стандартных печатных форм, можно загрузить подготовленный файл или сформировать текст во встроенном редакторе и также направить его сотруднику.
Не все кадровые документы можно перевести в электронный вид
КЭДО позволяет перевести в электронную форму значительную часть кадрового документооборота, но не абсолютно все документы.
Трудовое законодательство устанавливает исключения. В частности, КЭДО не применяется к трудовым книжкам, сведениям о трудовой деятельности в предусмотренных законом случаях, актам о несчастном случае на производстве и приказам об увольнении.
Поэтому до запуска КЭДО организация должна определить, какие категории сотрудников и какие виды документов переводятся в электронную форму, и закрепить порядок работы в локальных нормативных актах.
Электронные подписи сотрудников
Документы кадрового ЭДО подписываются электронной подписью.
Сотруднику можно бесплатно выпустить усиленную неквалифицированную электронную подпись непосредственно средствами 1С:Кабинета сотрудника.
Кроме того, в сервисе поддерживается подписание документов через приложение «Госключ», если этот вариант подключен работодателем.
Для подписания документов от имени работодателя используется предусмотренная законодательством электронная подпись уполномоченного лица. Для отдельных сценариев также применяются МЧД.
Если организации дополнительно требуется выпуск квалифицированных сертификатов, можно использовать 1С:Подпись.
Расчетные листки без печати
Расчетные листки можно массово публиковать в личных кабинетах сотрудников.
Сотрудник видит свой расчетный листок в браузере или мобильном приложении и может подтвердить ознакомление электронной подписью. В программе 1С кадровому специалисту или бухгалтеру доступны сведения о факте и дате ознакомления.
Это позволяет отказаться от регулярной печати и ручной раздачи расчетных листков сотрудникам.
Заявление сотрудника превращается в данные 1С
Кабинет сотрудника — это не просто электронная почта для кадровых документов.
Для поддерживаемых видов заявлений данные поступают непосредственно в кадровую программу. После проверки сотруднику отдела кадров не приходится заново перепечатывать информацию из бумажного заявления.
Например, таким образом можно обрабатывать заявления на отпуск, изменение персональных данных и другие поддерживаемые обращения.
Согласование с руководителями
Для заявлений можно использовать стандартные маршруты согласования или настраивать собственные.
Руководители получают предназначенные им обращения, согласовывают их и могут контролировать документы своих подчиненных.
В сервисе также предусмотрены заместители и дополнительные согласующие, что позволяет адаптировать процесс под структуру организации.
График отпусков
1С:Кабинет сотрудника позволяет организовать сбор пожеланий сотрудников по датам отпусков без таблиц, писем и бумажных заявлений.
Сотрудники видят сведения о своем отпуске и доступных остатках, направляют пожелания, а руководители и кадровая служба согласовывают график.
Через сервис также можно отправлять уведомления о приближении отпуска по утвержденному графику.
Удаленное трудоустройство
Сервис поддерживает дистанционное взаимодействие с будущим сотрудником при оформлении на работу.
Кандидат может заполнить анкету, передать необходимые сведения и документы, присоединиться к кадровому ЭДО и получить документы для подписания удаленно.
В актуальных сценариях 1С для присоединения к КЭДО и подписания документов может использоваться приложение «Госключ».
Кадровый архив остается связан с учетной системой
Электронные кадровые документы и сведения об их подписях хранятся в информационной базе 1С.
Кадровый специалист может найти документ, проверить состояние подписания и при необходимости выгрузить электронный архив для предоставления по требованию.
В выгружаемый комплект могут входить сам электронный документ, файлы электронных подписей, его представление для печати и предусмотренные законодательством метаданные.
Поэтому резервное копирование информационной базы становится особенно важным после перехода на КЭДО.
1С:Кабинет сотрудника и обычный кадровый учет в 1С
Кадровая программа и Кабинет сотрудника решают разные части одной задачи.
| Кадровая программа 1С | 1С:Кабинет сотрудника |
|---|---|
| Кадровый учет и расчет зарплаты | Взаимодействие работодателя и сотрудников |
| Создание кадровых документов | Получение, ознакомление и подписание документов сотрудником |
| Оформление отпусков, кадровых изменений и начислений | Электронные заявления и согласования |
| Работа кадровика и бухгалтера | Личный кабинет сотрудника и руководителя |
Сервис не заменяет 1С:Зарплату и управление персоналом или другую кадровую систему — он добавляет к ней электронный канал работы с сотрудниками.
Можно начинать не со всех сотрудников и документов
Для запуска КЭДО необязательно одновременно переводить в электронный формат всю организацию.
Работодатель сам определяет категории работников и перечень документов, которые будут использоваться в КЭДО с учетом требований законодательства.
В настройках 1С также можно выбирать, для каких сотрудников создаются кабинеты, отключать ненужные разделы и виды заявлений и постепенно расширять область применения сервиса.
Кому особенно полезен 1С:Кабинет сотрудника
- компаниям с удаленными сотрудниками — документы не приходится передавать между городами на бумаге;
- организациям с большим штатом — для массовой работы с расчетными листками, заявлениями и кадровыми документами;
- компаниям с территориально распределенными подразделениями — сотрудники работают с кадровой службой через единый сервис;
- HR и кадровым службам — для сокращения повторного ввода данных и контроля маршрутов документов;
- руководителям подразделений — для электронного согласования заявлений сотрудников;
- небольшим компаниям — минимальный тариф рассчитан всего на 10 сотрудников.
Преимущества 1С:Кабинета сотрудника
- КЭДО встроен в учетные процессы 1С. Кадровой службе не требуется вести отдельную систему параллельно с основной программой;
- Сотрудники работают с телефона или через браузер. Для большинства действий доступ к рабочему месту с установленной 1С не нужен;
- Меньше ручного ввода. Данные электронных заявлений могут автоматически поступать в кадровую программу;
- Электронное подписание документов. Поддерживается УНЭП сотрудника и, при соответствующей настройке, «Госключ»;
- Расчетные листки выдаются электронно. Видны факт и дата ознакомления сотрудника;
- Есть маршруты согласования. Можно подключать руководителей, заместителей и других согласующих;
- Есть 45-дневный тест. До покупки тарифа можно проверить работу сервиса на неограниченном количестве кабинетов.
Переход на КЭДО с ЭЛРОС
ЭЛРОС входит в официальный список фирмы «1С» как Центр компетенции по кадровому ЭДО в Санкт-Петербурге и имеет подтвержденный опыт крупных внедрений 1С:Кабинета сотрудника.
При внедрении недостаточно просто активировать тариф. Необходимо определить перечень документов и сотрудников, настроить электронные подписи, кабинеты, ответственных, маршруты согласования и порядок работы кадровой службы.
Специалисты ЭЛРОС могут помочь с технической настройкой сервиса в используемой программе 1С, подключением сотрудников и проверкой основных сценариев работы.
Если требуется обновление программы до версии, поддерживающей актуальные возможности сервиса, можно также воспользоваться 1С:Обновлением программ.
Другие инструменты для пользователей программ 1С собраны в каталоге сервисов 1С ЭЛРОС.
Выгоды, получаемые при подключении сервиса в ЭЛРОС
подключение сервиса возможно на тарифах
Автоматическое заполнение реквизитов контрагента не только экономит времямгновенно зарегистрировать ее в
Купить
Автоматическое заполнение реквизитов контрагента не только экономит времямгновенно зарегистрировать ее в
Купить
Автоматическое заполнение реквизитов контрагента не только экономит времямгновенно зарегистрировать ее в
КупитьУсловия подключения и стоимость сервиса
Условия подключения
Для работы 1С:Кабинета сотрудника программа должна находиться на официальной поддержке.
Для стандартного облачного варианта сервиса необходим доступ в Интернет.
При первоначальном подключении из программы автоматически предоставляется тестовый период на 45 дней. В течение тестового периода можно создать неограниченное количество личных кабинетов.
Перед промышленным запуском КЭДО организации необходимо также выполнить предусмотренные трудовым законодательством организационные процедуры перехода на электронный кадровый документооборот.
Программы, в которых работает сервис
По актуальному перечню фирмы «1С» сервис поддерживается в:
- 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3;
- 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, редакция 3;
- 1С:ERP Управление предприятием 2;
- 1С:Комплексная автоматизация 2;
- 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3;
- 1С:Управление нашей фирмой — начиная с релиза 3.0.14;
- 1С-КАМИН:Зарплата, версия 5.0;
- 1С-КАМИН:Зарплата для бюджетных учреждений, версия 5.5;
- 1С-КАМИН:Зарплата для бюджетных учреждений. Централизованная бухгалтерия, версия 5.5.
Кроме того, в 1С:Документообороте начиная с версии 3.0.11 предусмотрена интеграция с 1С:Кабинетом сотрудника для процедуры ознакомления.
Сервис также доступен пользователям 1С:ЗУП в 1С:Фреш и 1С:ЗКГУ в облачном сервисе для государственных учреждений.
Как определяется необходимый тариф
Тариф выбирается по количеству сотрудников, которым необходимо предоставить полный доступ к 1С:Кабинету сотрудника.
Доступы по нескольким приобретенным тарифам суммируются.
Например, если необходимо подключить 150 сотрудников, можно использовать тарифы на 100 и 50 сотрудников. Необязательно приобретать следующий крупный тариф на 200 человек.
Стоимость 1С:Кабинета сотрудника
| Количество сотрудников | 1 месяц | 3 месяца | 6 месяцев | 12 месяцев |
|---|---|---|---|---|
| 10 | 300 руб. | 885 руб. | 1 740 руб. | 3 360 руб. |
| 25 | 750 руб. | 2 213 руб. | 4 350 руб. | 8 400 руб. |
| 50 | 1 500 руб. | 4 425 руб. | 8 700 руб. | 16 800 руб. |
| 100 | 3 000 руб. | 8 850 руб. | 17 400 руб. | 33 600 руб. |
| 200 | 5 600 руб. | 16 500 руб. | 32 400 руб. | 62 400 руб. |
| 500 | 13 000 руб. | 38 250 руб. | 75 000 руб. | 144 000 руб. |
| 2 000 | 48 000 руб. | 141 000 руб. | 276 000 руб. | 528 000 руб. |
| 5 000 | 115 000 руб. | 337 500 руб. | 660 000 руб. | 1 260 000 руб. |
При покупке на 12 месяцев средняя стоимость месяца ниже, чем при помесячной оплате.
Например, тариф на 100 сотрудников стоит 33 600 руб. за год, то есть 2 800 руб. в месяц в пересчете на годовой период.
Локальный вариант для крупных организаций
В действующей линейке 1С есть отдельные годовые лицензии «1С:Кабинет сотрудника для локального использования».
Такой вариант предназначен для проектов, в которых Кабинет сотрудника разворачивается в инфраструктуре заказчика и требуется отдельный проект внедрения.
| Локальное использование | 12 месяцев |
|---|---|
| 1 000 сотрудников | 276 000 руб. |
| 2 000 сотрудников | 528 000 руб. |
| 5 000 сотрудников | 1 260 000 руб. |
| 10 000 сотрудников | 2 520 000 руб. |
Локальный вариант имеет отдельные требования к внедрению и инфраструктуре, поэтому для такого проекта недостаточно просто приобрести лицензию — состав работ определяется отдельно.
Тестовый период
При первоначальной настройке сервиса из программы 1С автоматически предоставляется 45 дней бесплатного тестирования.
На время теста количество создаваемых личных кабинетов не ограничено.
Это позволяет проверить процесс на реальных сценариях компании — например, публикацию расчетных листков, заявления на отпуск, маршруты согласования и подписание документов — до выбора постоянного тарифа.
Что необходимо подготовить для перехода на КЭДО
Техническое подключение 1С:Кабинета сотрудника — только часть перехода на кадровый ЭДО.
До промышленного запуска необходимо определить и оформить порядок работы организации:
- определить перечень документов, которые будут вестись электронно;
- определить категории сотрудников, участвующих в КЭДО;
- утвердить локальный нормативный акт о введении КЭДО;
- установить порядок доступа к информационной системе;
- уведомить сотрудников о переходе;
- получить согласия работников в случаях, когда они требуются законодательством;
- организовать использование электронных подписей;
- настроить ответственных и маршруты обработки документов.
Техническая поддержка
Техническую поддержку сервиса обеспечивают партнеры фирмы «1С» и специализированная линия консультаций 1С.
Официальная линия поддержки: support@1c-cabinet.ru. Обращения непосредственно в линию фирмы «1С» принимаются от пользователей с правами администратора сервиса.
Для интеграции с программами КАМИН действует отдельная линия разработчика: hotline@kaminsoft.ru.
ЭЛРОС как Центр компетенции по кадровому ЭДО может помочь с подключением, настройкой сервиса и решением вопросов непосредственно в вашей программе 1С.
