Smartway

Описание сервиса

Smartway — онлайн-сервис для планирования и согласования командировок. Он помогает компаниям организовывать деловые поездки примерно за 15 минут, экономить на скрытых комиссиях и контролировать расходы. **Для сравнения, без такого сервиса на оформление одной командировки нередко уходит несколько часов (поиск вариантов, согласования, оформление отчетов). С 2018 года Smartway интегрирован с программами «1С», благодаря чему учет командировок стал еще проще и удобнее для пользователей этих программ.

Как работает Smartway? Все достаточно просто:

1. Вы выбираете направление и даты поездки.
2. Система сравнивает цены у тысяч поставщиков и предлагает самые выгодные варианты бронирования билетов и отелей без переплат.
3. Через встроенные функции выполняется согласование командировки внутри компании – маршрут и бюджет утверждаются ответственными лицами онлайн.
4. После поездки вы формируете авансовый отчет и необходимые закрывающие документы прямо в Smartway – эти данные автоматически передаются в «1С» для учета.

В результате сотрудники существенно экономят рабочее время, а компания — средства бюджета на деловые поездки за счет оптимальных тарифов и отсутствия комиссий.

Возможности сервиса

Сервис Smartway фактически заменяет собой агентство делового туризма, объединяя все нужные инструменты для планирования и организации командировок в одном окне. Благодаря этому пользователь может выполнить все необходимые действия самостоятельно в удобном онлайн-режиме. Перечислим основные возможности Smartway:

• Поиск, сравнение цен и бронирование авиабилетов, ж/д билетов, отелей и апартаментов без комиссий и скрытых сборов. Smartway сотрудничает с более чем 500 авиакомпаниями и 2 000 000 отелей по России и миру, позволяя находить лучшие предложения по стоимости.
• Онлайн-управление бронированиями: мгновенное подтверждение, изменение или отмена брони через веб-сервис без звонков и посредников.
• Встроенные инструменты согласования командировок: маршрут поездки и бюджет можно утвердить прямо в сервисе за считанные минуты, без бумажной волокиты.
• Гибкие тревел-политики: компания задает лимиты и правила (например, максимальная цена билета или класс отеля), а сотрудники бронируют только в рамках установленных ограничений. Например, можно запретить бронирование бизнес-класса на внутренние рейсы без согласования, чтобы контролировать расходы.
• Доступ ко всем необходимым документам по поездке в личном кабинете: акты, счета-фактуры, билеты, ваучеры. Все закрывающие документы формируются автоматически и доступны для скачивания в PDF или отправки через ЭДО (электронный документооборот).
• Автоматическое заполнение данных сотрудника при бронировании. Паспортные данные и прочая информация подтягиваются из профиля, избавляя от ручного ввода и ошибок.
• Заполнение авансового отчета прямо в Smartway (в веб-сервисе или мобильном приложении). Для удобства доступен сканер чеков: достаточно сфотографировать квитанции, и данные сразу попадут в отчет. Билеты, купленные через Smartway, также прикрепляются к авансовому отчету автоматически.
• Различные варианты оплаты командировок: можно работать как по предоплате, так и с отсрочкой платежа. При этом отсутствует плата за обслуживание, если в отчетном периоде не было куплено ни одной поездки.
• Возможность зафиксировать цену авиабилета на время согласования командировки (бронирование с удержанием тарифа) – бесплатно на определенный срок.
• Отмена поездки без потерь: даже невозвратные авиабилеты можно отменить за сутки до вылета, и деньги вернутся на счет компании.
• Программы лояльности и корпоративный кешбэк от партнеров. Сотрудники могут накапливать мили и бонусы авиакомпаний (S7 Airlines, «Аэрофлот», «Уральские авиалинии» и др.), а компания – получать кешбэк за корпоративные расходы на поездки.
• Заказ такси с корпоративного счета через сервис для трансфера сотрудников в/из аэропорта, вокзала или по городу.
• Круглосуточная поддержка пользователей 24/7. Служба поддержки Smartway ответит в течение ~5 минут по телефону, email, в чате тревел-помощника или через мобильное приложение – без выходных и праздников.

Отдельно стоит отметить интеграцию Smartway с 1С, расширяющую возможности учета командировок. Сервис бесшовно обменивается данными с программами «1С», что избавляет от двойного ввода информации. Например, данные о приобретенных билетах и услугах автоматически передаются из Smartway в 1С, а сведения о сотрудниках – из 1С в Smartway. Ниже перечислены основные интеграционные функции:

• Автоматическая загрузка данных электронных билетов в 1С:Бухгалтерию сразу после покупки через Smartway (билеты учитываются в учете автоматически).
• Автоматическая выгрузка авансового отчета, заполненного в Smartway, в базу 1С:Бухгалтерии – бухгалтеру остается только проверить и провести этот отчет у себя в программе.
• Синхронизация авансовых отчетов, оформленных в Smartway, с системой 1С (все созданные в сервисе отчеты отразятся в базе бухгалтерии).
• Передача согласованной заявки на командировку из 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:ERP в Smartway. Заявка, оформленная и утвержденная в 1С, автоматически появляется в системе Smartway для дальнейшего бронирования.
• Автоматическое формирование кадровых документов по командировке (приказ о направлении в командировку, служебное задание) в 1С:ЗУП и 1С:ERP с данными из заявки Smartway.
• Выгрузка информации о сотрудниках из 1С:ЗУП в Smartway. Данные персонала (ФИО, должность и др.) переносятся в систему бронирования, чтобы не вводить сотрудников вручную при оформлении поездки.

Преимущества использования сервиса

• Сокращение трудозатрат до 90%. Smartway автоматизирует до 90% задач по оформлению командировки – от поиска билетов до подготовки отчетности. Благодаря этому сотрудники тратят минимум времени на организационные вопросы и могут сосредоточиться на своей основной работе. Делая все в одном сервисе, вы избегаете дублирования данных и ручного переноса информации между 1С, сайтами бронирования и документами.
• Экономия бюджета на командировки. Сервис подбирает наиболее выгодные предложения без агентских сборов, что снижает прямые расходы на проезд и проживание. Кроме того, гибкое согласование и контроль лимитов (тревел-политик) не позволяют превысить запланированный бюджет. Инструменты Smartway помогают сократить до 50% затрат на деловые поездки в зависимости от их количества. Многие компании отмечают, что после внедрения системы управления командировками им удалось существенно снизить расходы на поездки за счет консолидации закупок и прозрачности расходов.
• Удобство и быстрота процессов. Все операции – от заявки на командировку до получения закрывающих документов – проходят онлайн в одном окне. Не нужны звонки в агентства, согласования по электронной почте или долгие ожидания. Например, если раньше на согласование и бронирование уходило несколько дней, то с Smartway командировка может быть полностью оформлена в течение одного рабочего дня. Интеграция с 1С обеспечивает бесшовный перенос данных: необходимые документы (приказы, авансовые отчеты и др.) появляются в учетной системе без дополнительных действий.
• Контроль и прозрачность. Руководство компании в любой момент может просмотреть историю и статистику поездок по каждому сотруднику, отделу или проекту, а также анализировать расходы по различным параметрам. Все данные о командировках централизованы, что облегчает внутренний контроль. Кроме того, доступ ко всем электронным документам (билеты, счета, отчеты) обеспечивает прозрачность и упрощает аудит.
• Гибкие условия и отсутствие лишних платежей. Smartway работает по модели ежемесячной подписки без скрытых комиссий. Можно оплачивать услуги как авансом, так и с отсрочкой. При этом, если компания в каком-то месяце не совершала поездок, плату за сервис в этот период вносить не требуется. Также, если у вас уже подключен Smartway, интеграция с 1С не потребует дополнительных затрат – она включена в сервис по умолчанию.
• Профессиональная поддержка 24/7. Пользователи Smartway всегда могут рассчитывать на оперативную помощь. Команда поддержки на связи круглосуточно и без выходных, отвечая на вопросы по телефону, электронной почте или в чате приложения. Дополнительно, консультанты фирмы «1С» готовы помочь по вопросам работы интеграции Smartway с программами 1С.