Smartway

Smartway — онлайн-сервис для организации деловых поездок и командировок сотрудников: от заявки и согласования до бронирования билетов, гостиниц, учета расходов и получения закрывающих документов.

Для пользователей 1С особенно полезна готовая интеграция: данные о командировках и приобретенных услугах могут передаваться между Smartway и учетной или кадровой системой без повторного ручного ввода.

Сервис используют сотрудники, организаторы командировок, бухгалтерия, кадровая служба и руководители. Каждый участник работает со своей частью процесса, а информация о поездке остается связанной.

Командировка от заявки до закрывающих документов

В Smartway можно организовать основные этапы деловой поездки в одном сервисе:

• создать заявку на командировку;
• согласовать маршрут и бюджет;
• найти и приобрести авиа- и железнодорожные билеты;
• забронировать гостиницу;
• заказать такси, трансфер и дополнительные услуги;
• контролировать поездку и изменения бронирований;
• получить закрывающие документы;
• подготовить авансовый отчет;
• проанализировать расходы на командировки.

Сотрудник может бронировать поездку самостоятельно

Компания может предоставить сотрудникам самостоятельный доступ к поиску и бронированию услуг и одновременно ограничить выбор корпоративными правилами.

Для этого в Smartway используются тревел-политики: можно устанавливать требования к стоимости, классу перелета, гостиницам и другим параметрам поездки.

Если выбранный вариант выходит за установленные ограничения, его можно направить на дополнительное согласование.

Так компания сохраняет контроль расходов, не заставляя организатора вручную подбирать каждую поездку.

Гибкие маршруты согласования

Для командировок можно настроить собственную последовательность согласования в зависимости от структуры компании.

Например, поездку сотрудника может согласовать руководитель подразделения, затем ответственный за бюджет или другой участник процесса.

Руководитель видит параметры командировки и ее стоимость до бронирования, а история согласований остается в системе.

Интеграция Smartway с 1С:Бухгалтерией

При покупке билетов через Smartway их данные могут автоматически поступать в 1С:Бухгалтерию.

Информация используется при учете командировочных расходов и подготовке авансового отчета. Операции обмена и возврата билетов также передаются в учетную систему.

Если сотрудник заполнил авансовый отчет в Smartway, его можно загрузить в 1С для последующей проверки и проведения бухгалтером.

Интеграция с кадровым учетом

В кадровых решениях 1С интеграция позволяет обмениваться данными о сотрудниках и их поездках.

Сведения о сотрудниках можно передавать в Smartway, чтобы не создавать профили командируемых вручную. Информация о поездках используется при оформлении кадровых документов и отражении командировки в кадровом учете.

Конкретный набор возможностей зависит от используемой конфигурации и ее версии.

Интеграция с ERP и комплексными системами

В корпоративных решениях 1С командировка может начинаться еще в учетной системе.

Согласованная заявка передается в Smartway для бронирования, а сведения о приобретенных билетах, гостиницах и других услугах возвращаются в 1С.

Это позволяет связать организацию поездки с управленческим и финансовым учетом компании.

Авансовый отчет можно подготовить в Smartway

После поездки сотрудник может оформить авансовый отчет в веб-интерфейсе или мобильном приложении Smartway.

Билеты, купленные через сервис, уже связаны с поездкой. Дополнительные расходы сотрудник может добавить самостоятельно, в том числе используя сканирование чеков.

После этого данные передаются в поддерживаемую программу 1С для проверки и отражения в учете.

Закрывающие документы в одном месте

По приобретенным через Smartway услугам формируются документы для бухгалтерии: акты, счета-фактуры, реестры билетов и другие предусмотренные документы.

Они доступны в личном кабинете. Передачу документов в бухгалтерию можно организовать автоматически, в том числе через электронный документооборот.

Это особенно удобно, если раньше билеты, гостиницы и другие услуги покупались у разных поставщиков и бухгалтерии приходилось отдельно собирать подтверждающие документы.

Командировочные расходы можно контролировать до покупки

Smartway позволяет задавать лимиты и правила поездок до момента оплаты услуг.

Руководители могут контролировать бюджет не только после командировки по авансовому отчету, но и на этапе выбора и согласования билетов и проживания.

Для анализа доступны история поездок и статистика расходов по сотрудникам и другим параметрам.

Предоплата или отсрочка платежа

Компания может работать по двум основным схемам.

Предоплата — организация заранее пополняет корпоративный баланс Smartway и оплачивает из него бронирования.

Отсрочка платежа — поездки бронируются в пределах предоставленного компании лимита, а оплачиваются позднее по условиям договора.

Точный размер абонентской платы и условия отсрочки зависят от выбранного тарифа. Актуальные публичные цены приведены ниже.

Smartway подходит и для зарубежных командировок

Через сервис можно бронировать поездки не только по России.

В Smartway доступны зарубежные гостиницы и рейсы иностранных авиакомпаний. Корпоративный клиент при этом рассчитывается с сервисом в рамках российских платежных инструментов и согласованной схемы оплаты.

Для группы компаний не обязательно создавать отдельную систему

Smartway поддерживает работу нескольких юридических лиц в одном корпоративном аккаунте.

Можно разделять поездки и отчетность по организациям, сохраняя единый интерфейс для организаторов командировок.

Дополнительные юридические лица тарифицируются отдельно согласно действующим условиям Smartway.

Smartway не заменяет кадровый и бухгалтерский учет в 1С

Smartway отвечает прежде всего за организацию самой деловой поездки: поиск услуг, бронирование, согласование, документы и взаимодействие с сотрудником.

Учет зарплаты, кадровых событий, расчетов с подотчетными лицами и хозяйственных операций по-прежнему ведется в соответствующих программах 1С.

Интеграция связывает эти два процесса и уменьшает объем информации, которую приходится вводить повторно.

Кому особенно полезен Smartway

• компаниям с регулярными командировками — для объединения бронирования, согласования и учета в одном процессе;
• организациям с большим количеством командируемых сотрудников — для самостоятельного бронирования в рамках тревел-политик;
• бухгалтерии — для автоматического получения данных о поездках и закрывающих документов;
• HR и кадровой службе — для связи поездок с кадровыми процессами;
• группам компаний — для организации командировок нескольких юридических лиц в одном аккаунте;
• компаниям с распределенной командой — когда сотрудники самостоятельно оформляют поездки из разных городов.

Преимущества Smartway

• Весь процесс командировки в одном сервисе. Заявка, согласование, бронирование, документы и отчетность связаны между собой;
• Интеграция с 1С. Данные о поездках не приходится повторно переносить вручную между тревел-сервисом и учетной системой;
• Тревел-политики. Компания может заранее установить правила и лимиты бронирования;
• Есть мобильное приложение. Сотрудник может работать с поездкой и авансовым отчетом со смартфона;
• Закрывающие документы собираются централизованно. Бухгалтерия получает документы по приобретенным через сервис услугам;
• Поддержка работает круглосуточно. Сотрудник может обратиться за помощью при изменении или проблемах с поездкой;
• Неограниченное число пользователей. Доступ сотрудников к сервису не тарифицируется по количеству учетных записей.

Подключение Smartway через ЭЛРОС

Перед подключением стоит определить, какие этапы командировки уже ведутся в 1С и какие необходимо перенести в Smartway: бронирование, согласование, кадровое оформление, авансовые отчеты или полный цикл.

Специалисты ЭЛРОС могут проверить версию используемой программы, подключить штатную интеграцию и проверить обмен данными на реальном сценарии командировки.

Если компания уже пользуется Smartway, отдельная плата за использование стандартной интеграции с поддерживаемой программой 1С не требуется.

Если установленная конфигурация давно не обновлялась, предварительно стоит проверить актуальность программы 1С.

Другие инструменты для пользователей программ 1С собраны в каталоге сервисов 1С ЭЛРОС.

Подключить Smartway