1С-ЭДО

«1С-ЭДО» — сервис электронного документооборота, встроенный в программы «1С». Он позволяет отправлять и получать юридически значимые документы с контрагентами непосредственно из учетной базы: УПД, счета-фактуры, накладные, акты, счета и другие документы.

Главное отличие такого варианта ЭДО для пользователя 1С в том, что учет и обмен документами находятся в одной системе. Исходящий электронный документ создается на основании документа реализации, а из полученного от поставщика электронного документа в 1С может быть автоматически сформирован документ поступления. Не приходится отдельно выгружать документы из учетной системы и переносить полученные данные обратно.

Как работает электронный документооборот в 1С

После подключения организации к «1С-ЭДО» работа с документами остается внутри привычной программы. Из 1С можно:

• сформировать электронный документ на основании данных учета;
• подписать его электронной подписью и отправить контрагенту;
• получить и проверить входящие документы;
• отразить полученные документы в учете без повторного ручного ввода реквизитов;
• контролировать состояние документооборота: отправку, получение, подписание, отклонение или аннулирование;
• работать сразу с группой документов — в том числе выполнять массовое подписание и отправку;
• хранить завершенные электронные документы в архиве непосредственно в информационной базе 1С.

При обработке входящих документов 1С умеет сопоставлять номенклатуру поставщика с номенклатурой вашей организации. Это особенно удобно при регулярном документообороте с большим количеством поставщиков: данные из электронного документа используются непосредственно в учете.

Какими документами можно обмениваться

Через «1С-ЭДО» можно организовать обмен формализованными и неформализованными электронными документами. В зависимости от хозяйственной операции это могут быть:

• универсальные передаточные документы (УПД) и универсальные корректировочные документы (УКД);
• счета-фактуры и корректировочные счета-фактуры;
• товарные накладные;
• акты выполненных работ и оказанных услуг;
• счета и другие документы по расчетам с контрагентами;
• акты сверки взаимных расчетов;
• произвольные документы и файлы;
• документы, связанные с маркировкой и прослеживаемостью товаров;
• электронные перевозочные документы — с использованием сервиса «1С-ЭПД».

Если контрагент работает через другого оператора ЭДО

Для обмена документами обеим сторонам не обязательно пользоваться одним и тем же оператором. «1С-ЭДО» поддерживает роуминг с другими системами электронного документооборота.

В зависимости от оператора вашей организации и оператора контрагента связь может настраиваться автоматически после отправки приглашения либо потребовать заявки на роуминг. Поэтому наличие у контрагента, например, Диадок, Saby или другого сервиса ЭДО само по себе не означает, что для работы с ним нужно менять его систему.

Из 1С можно отправлять приглашения отдельным контрагентам или сразу группе компаний и контролировать состояние настройки обмена.

Электронные подписи и МЧД

«1С-ЭДО» поддерживает работу с электронными подписями сотрудников и машиночитаемыми доверенностями (МЧД). В программе можно работать со всем жизненным циклом МЧД: создавать и регистрировать доверенности, использовать их при подписании документов, проверять полномочия и отзывать доверенности.

Если с электронными документами работает несколько сотрудников, их функции можно разделить. Например, один сотрудник готовит документ, другой согласовывает, а уполномоченное лицо подписывает его электронной подписью. Для более сложных процессов в 1С предусмотрены маршруты подписания.

1С-ЭДО для маркировки, прослеживаемости и перевозок

Электронный документооборот используется не только для замены бумажных актов и накладных. Через документы ЭДО передаются сведения, необходимые при обороте маркированных и прослеживаемых товаров.

Для компаний, работающих с грузоперевозками, экосистема 1С также поддерживает электронные транспортные накладные, путевые листы и другие электронные перевозочные документы. Для этого используется «1С-ЭПД», работающий совместно с «1С-ЭДО».

Преимущества 1С-ЭДО

• ЭДО уже связан с учетом. В типовых программах 1С механизм электронного документооборота встроен в систему, поэтому не требуется отдельно организовывать обмен файлами между учетной базой и внешним модулем ЭДО;
• Меньше ручного ввода. Полученные электронные документы могут использоваться для автоматического создания документов учета, а номенклатура поставщика сопоставляется с данными вашей базы;
• Документ виден на всех этапах. В 1С отображается состояние электронного документа и действия, которые еще необходимо выполнить;
• Можно работать с контрагентами у разных операторов. Для этого используется роуминг, автоматический либо настраиваемый по заявке — в зависимости от операторов участников обмена;
• Подходит для нескольких пользователей. Доступ к организациям, документам и операциям можно разграничивать, а подготовку, согласование и подписание документов — распределять между сотрудниками;
• Поддерживаются МЧД. В 1С можно работать с машиночитаемыми доверенностями и автоматически проверять полномочия подписантов;
• Электронный архив остается связан с учетной базой. Завершенные документы доступны для поиска и при резервном копировании информационной базы сохраняются вместе с архивом ЭДО;
• Документы удобно предоставлять в ФНС. Если требование поступило через «1С-Отчетность», необходимые первичные документы можно подобрать из архива ЭДО и включить в ответ.

Когда 1С-ЭДО особенно удобен

Сервис имеет смысл рассматривать прежде всего тогда, когда основной учет компании уже ведется в 1С. В этом случае электронный документ не существует отдельно от хозяйственной операции: реализация, поступление и связанный с ними ЭДО находятся в одной информационной системе.

«1С-ЭДО» подойдет как компании с несколькими электронными документами в месяц, так и организации с большим потоком первички. Для небольшого объема предусмотрена работа без оплаты исходящего трафика в пределах установленного лимита, а для регулярного документооборота — годовые тарифы и расчет по фактическому объему отправок.

Отдельно сервис полезен компаниям, которые работают с маркированной или прослеживаемой продукцией, имеют много поставщиков и покупателей, используют МЧД или обмениваются документами с контрагентами через разных операторов ЭДО.

Подключение 1С-ЭДО через ЭЛРОС

Для подключения не обязательно приобретать отдельный тариф 1С:ИТС. Сначала имеет смысл проверить вашу программу 1С, существующую электронную подпись и объем документооборота: часть пользователей может работать с «1С-ЭДО» без дополнительной оплаты за трафик либо использовать лимит, уже включенный в сопровождение.

Специалисты ЭЛРОС помогут подключить и настроить «1С-ЭДО», проверить работу электронной подписи, организовать обмен с контрагентами и при необходимости разобраться с настройкой роуминга.

Если исходящих документов много, подберем вариант оплаты с учетом реального объема ЭДО, чтобы не приобретать заведомо избыточный лимит.

Заказать Сервис